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Lösungen | Office-Integration

Fallbeispiel: Umsatzstatistik mit E-Mail-Verteiler

Zusammenfassung:
Programmgesteuerte Erstellung von Umsatzstatistiken mit Verteilung an die Adressaten über öffentliche Ordner des internen Kommunikationssystems unter Berücksichtigung von Berechtigungsstufen.

Umsatzstatistiken werden in vielen Unternehmen mit Hilfe von Tabellenkalkulationen erstellt. Die zugrundeliegenden Daten werden in die Tabellenblätter eingegeben, mit Hilfe von Verknüpfungen und Formeln aggregiert und dann tabellarisch und grafisch dargestellt. Das Ergebnis wird ausgedruckt und den Empfängern zugestellt. Die Erstellung der Umsatzstatistik ist mit erheblicher Mühe verbunden, mit jeder neuen Erstellung werden wieder routinemäßig Beschriftungen angepaßt und es wird viel Papier bedruckt.

Eine Erleichterung stellt die automatische Erstellung der Umsatzstatistik "per Knopfdruck" dar:

Abb.: Datenfluß Umsatzstatistik mit E-Mail-Verteiler

Abb.: Datenfluß Umsatzstatistik mit E-Mail-Verteiler

Aus der Finanzbuchhaltung werden die relevanten Daten programmgesteuert in die Tabellenkalkulation übertragen und dort aufbereitet. Danach erfolgt nicht der Ausdruck mit Zustellung an alle Empfänger, sondern die fertige Umsatzstatistik wird programmgesteuert per E-Mail in einen öffentlichen Ordner des internen Kommunikationssystems (MS Exchange) gesendet, wo die berechtigten Empfänger per Doppelklick das Dokument einsehen (und bei Bedarf ausdrucken) können.

 

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